Una plantilla de presupuesto y factura en Excel te permite preparar un presupuesto profesional para un cliente y, si lo acepta, convertirlo fácilmente en factura sin tener que introducir todos los datos de nuevo.

Este modelo combinado es ideal para autónomos, freelance, pequeñas empresas, profesionales de servicios, talleres, reformistas, diseñadores, consultores, agencias, comercios, instaladores, técnicos y cualquier negocio que primero envía un presupuesto y después necesita emitir una factura.

Con esta plantilla puedes crear:

• Presupuestos profesionales.
• Facturas completas.
• Facturas con IVA.
• Facturas con IVA e IRPF.
• Facturas con descuentos.
• Facturas con varios conceptos.
• Presupuestos aceptados, rechazados o pendientes.
• Registro de documentos emitidos.
• Control de cobros.
• Exportación a PDF.

Formatos disponibles:

• Descargar plantilla de presupuesto y factura en Excel.
• Descargar modelo combinado en Google Sheets.
• Descargar plantilla de presupuesto en Excel.
• Descargar plantilla de factura en Excel.
• Descargar ejemplo rellenado.
• Descargar versión con IVA e IRPF.
• Descargar versión para autónomos.
• Descargar versión para servicios profesionales.
• Descargar versión para reformas, obras e instalaciones.

Nota para publicación: estos textos deberían convertirse en botones reales de descarga. Lo ideal es incluir botones visibles al inicio, después del primer ejemplo y al final del post.

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Qué es una plantilla combinada de presupuesto y factura

Una plantilla combinada de presupuesto y factura es un archivo de Excel diseñado para crear ambos documentos desde una misma base de datos.

Primero rellenas el presupuesto con:

• Datos del cliente.
• Conceptos.
• Cantidades.
• Precios.
• Descuentos.
• IVA.
• Condiciones.
• Validez de la oferta.

Si el cliente acepta el presupuesto, puedes generar una factura usando esos mismos datos.

En lugar de crear dos documentos desde cero, la plantilla reutiliza la información y reduce errores.

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Para qué sirve una plantilla de presupuesto y factura

Esta plantilla sirve para ahorrar tiempo y mantener una gestión ordenada desde la propuesta inicial hasta el cobro final.

Puedes usarla para:

• Enviar presupuestos a clientes.
• Convertir presupuestos aceptados en facturas.
• Calcular importes automáticamente.
• Aplicar IVA.
• Aplicar IRPF si corresponde.
• Añadir descuentos.
• Controlar presupuestos pendientes.
• Registrar facturas emitidas.
• Marcar facturas pagadas o pendientes.
• Exportar documentos a PDF.
• Evitar duplicar datos.
• Mantener un histórico de clientes.
• Controlar ingresos previstos y reales.

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Diferencia entre presupuesto y factura

Aunque muchas veces se usan juntos, un presupuesto y una factura no son lo mismo.

Documento	Cuándo se usa	Función principal	¿Sirve para cobrar?
Presupuesto	Antes de realizar el trabajo	Presentar precio y condiciones	No necesariamente
Factura	Después de realizar la operación o cuando corresponde facturar	Documentar la venta o servicio	Sí
Factura proforma	Antes de la factura definitiva	Informar de una futura operación	No suele sustituir a la factura real
Recibo	Después del pago	Justificar que se ha cobrado	Complementa, pero no siempre sustituye a la factura

Flujo habitual:

Presupuesto → Aceptación del cliente → Trabajo o entrega → Factura → Cobro → Archivo

Ejemplo:

P-2026-001 → aceptado → F-2026-001 → pagada

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Por qué usar Excel para presupuestos y facturas

Excel es una herramienta práctica porque permite automatizar cálculos y reutilizar datos.

Ventajas

• Es fácil de editar.
• Permite crear fórmulas.
• Calcula bases, IVA, IRPF y totales.
• Permite duplicar documentos.
• Permite llevar un registro.
• Permite filtrar por cliente o estado.
• Permite exportar a PDF.
• Permite personalizar el diseño.
• No requiere software complejo.
• Es útil para negocios pequeños.

Inconvenientes

• Requiere cuidado con las fórmulas.
• Puede haber errores si se sobrescriben celdas.
• No controla automáticamente todos los requisitos fiscales.
• No sustituye a un software de facturación si tu negocio necesita trazabilidad avanzada.
• Puede quedarse corto si emites muchas facturas.
• Hay que cuidar la numeración.
• Hay que guardar copias ordenadas.

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Qué debe incluir la plantilla combinada

Una buena plantilla de presupuesto y factura en Excel debería incluir varias hojas.

Hoja 1: Documento

Es la hoja principal. Desde aquí puedes generar el presupuesto o la factura.

Incluye:

• Tipo de documento.
• Número.
• Fecha.
• Datos del emisor.
• Datos del cliente.
• Tabla de conceptos.
• Descuento.
• IVA.
• IRPF, si corresponde.
• Total.
• Condiciones.
• Forma de pago.
• Observaciones.
• Firma o aceptación, si es presupuesto.
• Área de impresión.

Hoja 2: Clientes

Sirve para guardar clientes frecuentes.

Campos recomendados:

Campo	Uso
Código cliente	Identificador interno
Nombre / razón social	Para mostrar en documento
NIF/CIF	Dato fiscal
Dirección	Dato fiscal
Email	Envío del documento
Teléfono	Contacto
Persona de contacto	Opcional
Condiciones de pago	15 días, 30 días, contado
Notas	Información interna

Hoja 3: Productos o servicios

Sirve para guardar conceptos habituales.

Campos recomendados:

Campo	Uso
Código	Referencia interna
Descripción	Producto o servicio
Precio unitario	Precio sin impuestos
IVA	Tipo aplicable
IRPF	Si procede
Categoría	Servicio, producto, mano de obra, material
Observaciones	Notas internas

Hoja 4: Registro de presupuestos

Sirve para controlar el estado de cada presupuesto.

Campos recomendados:

Nº presupuesto	Fecha	Cliente	Base	IVA	Total	Estado	Fecha aceptación
P-2026-001	10/01/2026	Cliente A	1.000 €	210 €	1.210 €	Aceptado	15/01/2026

Estados recomendados:

• Borrador.
• Enviado.
• Pendiente.
• Aceptado.
• Rechazado.
• Caducado.
• Convertido en factura.

Hoja 5: Registro de facturas

Sirve para controlar facturas emitidas y cobros.

Campos recomendados:

Nº factura	Fecha	Cliente	Base	IVA	IRPF	Total	Estado	Fecha cobro
F-2026-001	16/01/2026	Cliente A	1.000 €	210 €	0 €	1.210 €	Pagada	20/01/2026

Estados recomendados:

• Borrador.
• Emitida.
• Enviada.
• Pendiente.
• Pagada.
• Vencida.
• Rectificada.
• Anulada.

Hoja 6: Configuración

Sirve para guardar valores reutilizables.

Incluye:

• Nombre del negocio.
• NIF/CIF.
• Dirección.
• Email.
• Teléfono.
• Logo.
• Serie de presupuestos.
• Serie de facturas.
• IVA por defecto.
• IRPF por defecto.
• Moneda.
• Condiciones estándar.
• Forma de pago.
• IBAN.

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Datos que debe llevar un presupuesto

Un presupuesto profesional debería incluir:

• Número de presupuesto.
• Fecha de emisión.
• Fecha de validez.
• Datos del proveedor.
• Datos del cliente.
• Descripción de productos o servicios.
• Cantidad.
• Precio unitario.
• Descuento, si existe.
• Base imponible.
• IVA estimado.
• Total.
• Condiciones de pago.
• Plazo de entrega.
• Condiciones de aceptación.
• Observaciones.
• Firma o confirmación del cliente, si procede.

Ejemplo:

Presupuesto nº: P-2026-001
Fecha: 25/05/2026
Válido hasta: 24/06/2026
Cliente: Empresa Ejemplo, S.L.

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Datos que debe llevar una factura

Una factura tiene requisitos más estrictos que un presupuesto. La Agencia Tributaria indica que una factura completa debe incluir, entre otros datos, número y serie correlativa, fecha de expedición, nombre o razón social del emisor y destinatario, NIF, domicilio, descripción de operaciones, tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de la operación si es distinta de la expedición.

Campos recomendados:

• Número de factura.
• Serie, si procede.
• Fecha de emisión.
• Fecha de operación, si es distinta.
• Datos fiscales del emisor.
• Datos fiscales del cliente.
• NIF/CIF del emisor.
• NIF/CIF del cliente, cuando corresponda.
• Dirección fiscal.
• Descripción de productos o servicios.
• Base imponible.
• Tipo de IVA.
• Cuota de IVA separada.
• IRPF, si procede.
• Total factura.
• Forma de pago.
• Vencimiento.
• Observaciones legales.

La numeración de las facturas debe ser correlativa dentro de cada serie, y determinadas facturas, como las rectificativas, deben emitirse en series específicas.

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Cómo convertir un presupuesto en factura

La gran ventaja del modelo combinado es que puedes transformar un presupuesto aceptado en factura sin volver a escribir todo.

Paso 1: crear el presupuesto

Ejemplo:

Presupuesto nº: P-2026-014
Cliente: Empresa Creativa, S.L.
Fecha: 25/05/2026
Validez: 30 días
Total: 1.210,00 €
Estado: Enviado

Paso 2: marcarlo como aceptado

Cuando el cliente confirma:

Estado: Aceptado
Fecha de aceptación: 28/05/2026

Paso 3: generar factura

La factura puede copiar:

• Cliente.
• Conceptos.
• Cantidades.
• Precios.
• Descuentos.
• IVA.
• Total.

Pero debe tener su propio número de factura.

Ejemplo:

Presupuesto: P-2026-014
Factura generada: F-2026-022

Paso 4: indicar la referencia

En la factura puedes añadir:

Factura emitida a partir del presupuesto P-2026-014 aceptado el 28/05/2026.

Paso 5: cambiar estado

En el registro de presupuestos:

P-2026-014 → Convertido en factura F-2026-022

En el registro de facturas:

F-2026-022 → Emitida / Pendiente / Pagada

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Estructura visual de la plantilla

La hoja principal puede tener este diseño:

[LOGO]                         PRESUPUESTO / FACTURA

Nº documento: [P-2026-001]
Fecha: [25/05/2026]
Validez / vencimiento: [24/06/2026]

EMISOR
Nombre:
NIF:
Dirección:
Email:

CLIENTE
Nombre:
NIF/CIF:
Dirección:
Email:

CONCEPTOS
Descripción | Cantidad | Precio | Descuento | IVA | Total

RESUMEN
Base imponible
Descuento
IVA
IRPF
Total

CONDICIONES / FORMA DE PAGO
IBAN
Observaciones

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Modelo de presupuesto en Excel

Puedes usar esta estructura para la versión de presupuesto.

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PRESUPUESTO

Presupuesto nº: P-2026-001
Fecha: 25/05/2026
Válido hasta: 24/06/2026
Estado: Pendiente de aceptación

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Emisor

Nombre / razón social: [Nombre del negocio]
NIF/CIF: [12345678A]
Dirección: [Calle, número, CP, ciudad]
Email: [correo@ejemplo.com]
Teléfono: [opcional]

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Cliente

Nombre / razón social: [Nombre del cliente]
NIF/CIF: [B12345678]
Dirección: [Calle, número, CP, ciudad]
Email: [cliente@ejemplo.com]

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Conceptos presupuestados

Concepto	Cantidad	Precio unitario	Descuento	Base
Diseño y desarrollo de landing page	1	800,00 €	0 %	800,00 €
Redacción de textos comerciales	1	250,00 €	0 %	250,00 €
Configuración básica de analítica	1	150,00 €	0 %	150,00 €

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Resumen

Concepto	Importe
Base imponible	1.200,00 €
IVA 21 %	252,00 €
Total presupuesto	1.452,00 €

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Condiciones

Presupuesto válido durante 30 días desde la fecha de emisión.
El inicio del trabajo requiere aceptación por escrito.
Los plazos de entrega comenzarán a contar desde la recepción de la documentación necesaria.

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Modelo de factura en Excel

Cuando el presupuesto se acepta, puedes emitir una factura con la misma base de conceptos.

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FACTURA

Factura nº: F-2026-001
Fecha de emisión: 28/05/2026
Fecha de operación: 28/05/2026
Vencimiento: 12/06/2026
Presupuesto relacionado: P-2026-001

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Emisor

Nombre / razón social: [Nombre del negocio]
NIF/CIF: [12345678A]
Dirección: [Calle, número, CP, ciudad]
Email: [correo@ejemplo.com]

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Cliente

Nombre / razón social: [Nombre del cliente]
NIF/CIF: [B12345678]
Dirección: [Calle, número, CP, ciudad]
Email: [cliente@ejemplo.com]

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Conceptos facturados

Concepto	Cantidad	Precio unitario	Descuento	Base
Diseño y desarrollo de landing page según presupuesto P-2026-001	1	800,00 €	0 %	800,00 €
Redacción de textos comerciales	1	250,00 €	0 %	250,00 €
Configuración básica de analítica	1	150,00 €	0 %	150,00 €

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Resumen

Concepto	Importe
Base imponible	1.200,00 €
IVA 21 %	252,00 €
Total factura	1.452,00 €

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Forma de pago

Método: transferencia bancaria
Titular: [Nombre del negocio]
IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Concepto: F-2026-001

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Ejemplo completo: presupuesto convertido en factura

Presupuesto inicial

Un autónomo ofrece a una empresa un servicio de diseño web.

Concepto	Cantidad	Precio	Base
Diseño web corporativo	1	1.000,00 €	1.000,00 €
Optimización SEO inicial	1	300,00 €	300,00 €
Formación de uso	1	200,00 €	200,00 €

Resumen del presupuesto:

Concepto	Importe
Base imponible	1.500,00 €
IVA 21 %	315,00 €
Total presupuesto	1.815,00 €

Documento:

Presupuesto nº: P-2026-010
Estado: Enviado

Presupuesto aceptado

El cliente confirma por email.

Estado: Aceptado
Fecha de aceptación: 30/05/2026

Factura generada

Se genera una factura con los mismos conceptos.

Concepto	Importe
Base imponible	1.500,00 €
IVA 21 %	315,00 €
Total factura	1.815,00 €

Documento:

Factura nº: F-2026-006
Presupuesto relacionado: P-2026-010
Estado: Emitida

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Ejemplo con IVA e IRPF

Si eres autónomo profesional y facturas a una empresa, puede que tengas que incluir retención de IRPF.

Ejemplo:

Concepto	Importe
Base imponible	1.000,00 €
IVA 21 %	210,00 €
IRPF 15 %	-150,00 €
Total factura	1.060,00 €

Fórmula:

Total = Base + IVA - IRPF

En Excel:

=Base+(Base*IVA)-(Base*IRPF)

O:

=Base*(1+IVA-IRPF)

Ejemplo:

=1000*(1+21%-15%)

Resultado:

1.060 €

Para retenciones profesionales, la Agencia Tributaria recoge con carácter general el tipo del 15 %, y el 7 % para determinados profesionales en el año de inicio de actividad y los dos siguientes, si se cumplen los requisitos.

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Fórmulas básicas de la plantilla en Excel

Supongamos que la tabla de conceptos empieza en la fila 20.

Columna	Campo
A	Concepto
B	Cantidad
C	Precio unitario
D	Descuento
E	Base
F	IVA
G	Cuota IVA
H	Total línea

Base por línea

Sin descuento:

=B20*C20

Con descuento:

=B20*C20*(1-D20)

Cuota de IVA por línea

=E20*F20

Total de línea

=E20+G20

Base imponible total

=SUMA(E20:E40)

IVA total

=SUMA(G20:G40)

Total del documento

=SUMA(H20:H40)

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Fórmulas para incluir IRPF

Si la base total está en H45 y el IRPF en H46:

=H45*H46

Si el IVA total está en H47 y la retención en H48:

=H45+H47-H48

Fórmula compacta:

=H45*(1+IVA-IRPF)

Ejemplo:

=H45*(1+21%-15%)

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Fórmulas para descuentos

Descuento por línea

Si tienes:

• Cantidad en B20.
• Precio en C20.
• Descuento en D20.

=B20*C20*(1-D20)

Ejemplo:

=2*100*(1-10%)

Resultado:

180 €

Descuento global

Si la base subtotal está en H45 y el descuento global en H46:

=H45*H46

Base tras descuento:

=H45-H47

IVA sobre la base descontada:

=H48*21%

Recomendación: si hay varios tipos de IVA, es más seguro aplicar el descuento por línea para evitar errores al repartir bases.

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Fórmulas para varios tipos de IVA

Si tienes conceptos con IVA 21 %, 10 %, 4 % o 0 %, conviene agrupar las bases por tipo.

Base al 21 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;21%;$E$20:$E$40)

IVA al 21 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;21%;$G$20:$G$40)

Base al 10 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;10%;$E$20:$E$40)

IVA al 10 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;10%;$G$20:$G$40)

Base al 4 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;4%;$E$20:$E$40)

IVA al 4 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;4%;$G$20:$G$40)

Base al 0 %:

=SUMAR.SI($F$20:$F$40;0%;$E$20:$E$40)

La Agencia Tributaria indica que el tipo general de IVA es el 21 %, con tipos reducidos del 10 %, 4 % y 0 % para determinadas operaciones.