Una factura simplificada es un documento de facturación más sencillo que una factura completa. Se utiliza en operaciones de menor importe o en determinados casos permitidos por la normativa, y suele sustituir al antiguo ticket.
Es habitual en comercios, restaurantes, taxis, peluquerías, ventas al por menor, pequeños servicios y operaciones en las que no siempre es necesario incluir todos los datos fiscales del cliente.
En esta guía encontrarás una plantilla de factura simplificada gratis, un modelo editable, un ejemplo rellenado, los datos que debe incluir, cuándo se puede emitir, cuándo no conviene usarla y qué errores debes evitar.
Descarga recomendada:
Descarga la plantilla de factura simplificada en Excel, Word o PDF, rellena los datos de tu negocio y úsala para emitir facturas sencillas de forma rápida.
Qué es una factura simplificada
Una factura simplificada es una factura con menos datos que una factura completa. Sirve para documentar determinadas operaciones sin tener que incluir toda la información fiscal que exige una factura ordinaria.
La factura simplificada puede utilizarse, con carácter general, cuando el importe de la operación no supera los 400 euros, IVA incluido, cuando se emite una factura rectificativa o en determinados supuestos concretos con límite de 3.000 euros, IVA incluido. La Agencia Tributaria recoge estos supuestos dentro de los tipos de factura y en su apartado específico sobre facturas simplificadas.
En la práctica, la factura simplificada se usa para operaciones rápidas y de menor importe, especialmente cuando el cliente no necesita una factura completa con todos sus datos fiscales.
Diferencia entre factura simplificada y factura completa
La principal diferencia está en la cantidad de datos que debe incluir cada documento.
Una factura completa identifica de forma detallada al emisor y al destinatario, incluye domicilio fiscal de ambas partes, NIF, descripción de operaciones, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y otros datos obligatorios. La Agencia Tributaria recoge estos campos en su página sobre contenido de las facturas.
Una factura simplificada, en cambio, puede emitirse con menos datos. Normalmente no necesita incluir todos los datos del destinatario, salvo que el cliente los solicite para poder deducir el IVA o cuando resulte necesario por el tipo de operación.
| Comparativa | Factura simplificada | Factura completa |
|---|---|---|
| Uso habitual | Operaciones pequeñas, tickets, comercio, hostelería | Operaciones B2B, autónomos, empresas, servicios profesionales |
| Límite general | Hasta 400 € IVA incluido | Sin límite específico |
| Datos del cliente | No siempre obligatorios | Sí, en factura completa |
| NIF del cliente | Solo en determinados casos o si se solicita | Sí, cuando corresponde |
| Domicilio del cliente | No siempre | Sí |
| Desglose de IVA | Puede aparecer como “IVA incluido” o desglosado según caso | Debe aparecer tipo y cuota cuando aplica |
| Deducción de IVA por el cliente | Requiere datos adicionales | Más adecuada para deducción |
| Ejemplo típico | Ticket de restaurante | Factura de consultoría a empresa |
Descargar plantilla de factura simplificada gratis
Puedes usar una plantilla de factura simplificada para emitir documentos rápidos y claros sin tener que diseñarlos desde cero.
Formatos recomendados
| Formato | Recomendado para |
|---|---|
| Excel | Calcular automáticamente IVA y total |
| Word | Editar textos y diseño fácilmente |
| Imprimir o enviar una versión final | |
| Google Sheets | Trabajar online y guardar en la nube |
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Descarga una plantilla de factura simplificada gratis, editable y lista para rellenar. Incluye número, fecha, datos del emisor, descripción del producto o servicio, tipo de IVA, importe total y espacio para añadir los datos del cliente si los solicita.
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Cuándo se puede emitir una factura simplificada
La factura simplificada no puede usarse en cualquier situación. Solo se puede emitir en los supuestos permitidos por la normativa.
La Agencia Tributaria indica que se puede expedir factura simplificada en estos casos principales: cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, cuando deba expedirse una factura rectificativa, en supuestos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria y en determinadas operaciones cuyo importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido.
Caso 1: operaciones de hasta 400 euros, IVA incluido
Es el supuesto general.
Puedes emitir una factura simplificada cuando el importe total de la operación no supere los 400 euros, IVA incluido.
Ejemplo:
| Operación | Importe | ¿Factura simplificada? |
|---|---|---|
| Compra en papelería | 18,50 € | Sí |
| Servicio de peluquería | 35,00 € | Sí |
| Consumición en restaurante | 48,00 € | Sí |
| Reparación pequeña | 120,00 € | Sí |
| Servicio de 390 € IVA incluido | 390,00 € | Sí |
| Servicio de 450 € IVA incluido | 450,00 € | No, salvo supuesto especial |
Caso 2: factura rectificativa
También puede emitirse factura simplificada cuando deba expedirse una factura rectificativa. La Agencia Tributaria incluye las facturas rectificativas entre los supuestos en los que puede utilizarse factura simplificada.
Ejemplo:
Factura simplificada rectificativa nº R-2026-001
Rectifica la factura simplificada nº FS-2026-034
Motivo: devolución parcial del productoCaso 3: determinadas operaciones hasta 3.000 euros, IVA incluido
Además del límite general de 400 euros, la normativa permite emitir factura simplificada en ciertas operaciones cuando el importe no excede de 3.000 euros, IVA incluido. La Agencia Tributaria menciona entre estos supuestos ventas al por menor, servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, entre otros casos previstos.
Ejemplos habituales:
| Operación | Límite especial | ¿Puede usar factura simplificada? |
|---|---|---|
| Venta al por menor | Hasta 3.000 € IVA incluido | Sí, si cumple requisitos |
| Restaurante | Hasta 3.000 € IVA incluido | Sí, si cumple requisitos |
| Taxi o transporte de personas | Hasta 3.000 € IVA incluido | Sí, si cumple requisitos |
| Peluquería o salón de belleza | Hasta 3.000 € IVA incluido | Sí, si cumple requisitos |
| Servicios a domicilio del consumidor | Hasta 3.000 € IVA incluido | Sí, si cumple requisitos |
Cuándo no conviene usar una factura simplificada
Aunque puedas emitir una factura simplificada, no siempre es la mejor opción.
Conviene emitir una factura completa cuando:
- el cliente es una empresa y necesita deducirse el IVA;
- el cliente es autónomo o profesional;
- el cliente solicita factura completa;
- la operación supera el límite permitido;
- necesitas incluir datos fiscales completos del destinatario;
- hay una operación compleja;
- hay inversión del sujeto pasivo;
- hay operación intracomunitaria;
- hay exención que debe justificarse claramente;
- hay retención de IRPF;
- quieres evitar dudas contables.
En resumen: la factura simplificada es útil para operaciones sencillas, pero la factura completa suele ser más segura cuando trabajas con empresas, autónomos o clientes que van a usar la factura para contabilidad.
Qué datos debe incluir una factura simplificada
El contenido de la factura simplificada está regulado por el Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Este reglamento establece las obligaciones de facturación de empresarios y profesionales y regula el contenido de las facturas completas y simplificadas.
Una factura simplificada debe incluir, de forma práctica, los siguientes datos:
| Dato | Explicación |
|---|---|
| Número y serie | Debe ser correlativo |
| Fecha de expedición | Día en que se emite |
| Fecha de operación | Si es distinta a la fecha de expedición |
| NIF del emisor | Identificación fiscal del negocio |
| Nombre o razón social del emisor | Identifica a quien emite |
| Descripción del bien o servicio | Qué se ha vendido o prestado |
| Tipo de IVA aplicado | Porcentaje o expresión “IVA incluido” |
| Contraprestación total | Importe total a pagar |
| Datos del destinatario | Si el cliente los solicita para deducir IVA o cuando proceda |
| Menciones especiales | Si hay exención, inversión del sujeto pasivo u otro régimen especial |
La Agencia Tributaria resume que la factura completa debe contener número, serie, fecha, datos fiscales, descripción, tipo impositivo y cuota; en el caso de la factura simplificada, el Reglamento permite un contenido reducido, pero debe identificar adecuadamente la operación.
1. Número de factura simplificada
Toda factura simplificada debe tener un número.
Ejemplo:
FS-2026-001La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
Ejemplo correcto:
FS-2026-001
FS-2026-002
FS-2026-003Ejemplo incorrecto:
FS-2026-001
FS-2026-009
FS-2026-0022. Serie de factura
Puedes usar una serie específica para facturas simplificadas.
Ejemplos:
| Tipo | Serie recomendada |
|---|---|
| Factura completa | F-2026-001 |
| Factura simplificada | FS-2026-001 |
| Factura rectificativa | R-2026-001 |
| Factura simplificada rectificativa | FSR-2026-001 |
No siempre es obligatorio usar una serie distinta, pero es muy recomendable para mantener el archivo ordenado.
3. Fecha de expedición
La factura simplificada debe indicar la fecha en la que se emite.
Ejemplo:
25/05/2026Si la fecha de la operación es distinta de la fecha de expedición, conviene indicarla también.
Ejemplo:
| Campo | Fecha |
|---|---|
| Fecha de operación | 24/05/2026 |
| Fecha de expedición | 25/05/2026 |
4. Datos del emisor
La factura simplificada debe identificar al negocio que la emite.
Datos recomendados:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre o razón social | Cafetería Centro S.L. |
| NIF/CIF | B12345678 |
| Dirección | Calle Mayor 25, 28013 Madrid |
| Teléfono | 910 000 000 |
| hola@ejemplo.com |
Aunque la factura simplificada tiene menos datos que una factura completa, es recomendable incluir nombre, NIF y dirección del emisor para evitar dudas.
5. Descripción de la operación
Debe indicarse qué producto o servicio se ha vendido.
Ejemplos:
Menú del díaServicio de peluqueríaMaterial de papeleríaTransporte urbano de pasajerosEvita conceptos demasiado genéricos si pueden generar dudas.
Menos recomendable:
VariosMás recomendable:
Material de oficina: cuadernos, bolígrafos y carpetas6. Tipo de IVA o expresión “IVA incluido”
La factura simplificada debe indicar el tipo de IVA aplicado o, cuando proceda, la expresión “IVA incluido”.
En España, el tipo general de IVA es el 21%, y existen tipos reducidos del 10%, 4% y 0% para determinadas operaciones. La Agencia Tributaria mantiene una página específica con los tipos impositivos de IVA vigentes.
Ejemplo:
IVA incluidoO:
IVA 21%O:
IVA 10%7. Importe total
La factura simplificada debe mostrar la contraprestación total.
Ejemplo:
Total: 48,50 €En una factura simplificada, el total suele aparecer con IVA incluido.
Ejemplo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Menú del día | 18,50 € |
| Bebida | 2,50 € |
| Total IVA incluido | 21,00 € |
8. Datos del destinatario, si los solicita
Una factura simplificada no siempre incluye los datos del cliente. Sin embargo, si el cliente necesita deducirse el IVA o justificar el gasto como empresa o autónomo, puede necesitar que aparezcan sus datos.
En ese caso, añade:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Cliente | Empresa Creativa Norte S.L. |
| CIF | B12345678 |
| Dirección | Avenida de la Industria 14, 48001 Bilbao |
Cuando el cliente sea empresa o autónomo y necesite deducir el IVA, lo más prudente suele ser emitir una factura completa o una factura simplificada cualificada con los datos necesarios.
Modelo de factura simplificada editable
Puedes usar este modelo como base para tu plantilla.
Modelo básico
FACTURA SIMPLIFICADA
Nº: FS-2026-001
Fecha de expedición: 25/05/2026
Fecha de operación: 25/05/2026
EMISOR:
Nombre/Razón social: [Nombre del negocio]
NIF/CIF: [NIF o CIF]
Dirección: [Dirección fiscal]
Teléfono: [Teléfono]
Email: [Email]
CONCEPTOS:
[Descripción del producto o servicio]
Base imponible: [Importe]
IVA [21% / 10% / 4%]: [Importe IVA]
Total IVA incluido: [Total]
Forma de pago: [Efectivo / tarjeta / transferencia]
Observaciones: [Opcional]Modelo con datos del cliente
FACTURA SIMPLIFICADA
Nº: FS-2026-001
Fecha de expedición: 25/05/2026
Fecha de operación: 25/05/2026
EMISOR:
Nombre/Razón social: [Nombre del negocio]
NIF/CIF: [NIF o CIF]
Dirección: [Dirección fiscal]
DESTINATARIO:
Cliente: [Nombre o razón social]
NIF/CIF: [NIF o CIF]
Dirección: [Dirección fiscal]
CONCEPTOS:
[Descripción del producto o servicio]
Base imponible: [Importe]
IVA [tipo]: [Importe IVA]
Total: [Total]
Forma de pago: [Método de pago]Ejemplo de factura simplificada rellenada
A continuación tienes un ejemplo realista de factura simplificada emitida por una cafetería.
Ejemplo 1: factura simplificada de restaurante
FACTURA SIMPLIFICADA
Nº: FS-2026-001
Fecha: 25/05/2026
EMISOR:
Cafetería Centro S.L.
CIF: B12345678
Calle Mayor 25, 28013 Madrid
CONCEPTOS:
2 Menús del día
2 Cafés
Base imponible: 38,18 €
IVA 10%: 3,82 €
TOTAL IVA INCLUIDO: 42,00 €
Forma de pago: tarjetaTabla del ejemplo
| Concepto | Cantidad | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Menú del día | 2 | 18,00 € | 36,00 € |
| Café | 2 | 3,00 € | 6,00 € |
| Total IVA incluido | 42,00 € |
Resumen fiscal
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 38,18 € |
| IVA 10% | 3,82 € |
| Total | 42,00 € |
Ejemplo 2: factura simplificada de comercio minorista
FACTURA SIMPLIFICADA
Nº: FS-2026-014
Fecha: 25/05/2026
EMISOR:
Papelería Norte S.C.
NIF: J12345678
Avenida de la Estación 10, 48001 Bilbao
CONCEPTOS:
Material de oficina
Base imponible: 24,79 €
IVA 21%: 5,21 €
TOTAL: 30,00 €
Forma de pago: efectivoTabla del ejemplo
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Cuadernos | 12,00 € |
| Bolígrafos | 8,00 € |
| Carpetas | 10,00 € |
| Total IVA incluido | 30,00 € |
Ejemplo 3: factura simplificada con datos del cliente
Este modelo es útil cuando el cliente necesita que aparezcan sus datos.
FACTURA SIMPLIFICADA
Nº: FS-2026-027
Fecha: 25/05/2026
EMISOR:
Tienda Técnica Sur S.L.
CIF: B87654321
Calle Industria 8, 41001 Sevilla
DESTINATARIO:
Empresa Creativa Norte S.L.
CIF: B12345678
Avenida de la Industria 14, 48001 Bilbao
CONCEPTO:
Material informático
Base imponible: 206,61 €
IVA 21%: 43,39 €
TOTAL: 250,00 €
Forma de pago: tarjetaEn este caso, aunque se trate de una factura simplificada, se añaden datos del destinatario para que el cliente pueda justificar mejor el gasto.
Cómo calcular el IVA en una factura simplificada
En muchas facturas simplificadas, el precio aparece con IVA incluido. Si necesitas calcular la base imponible y la cuota de IVA a partir del total, debes “desglosar” el IVA.
Fórmula para sacar la base imponible desde un total con IVA incluido
Si el total incluye IVA del 21%, la fórmula es:
Base imponible = Total / 1,21Ejemplo:
Total: 121 €
Base imponible = 121 / 1,21 = 100 €
IVA = 121 - 100 = 21 €Fórmula con IVA del 10%
Base imponible = Total / 1,10Ejemplo:
Total: 44 €
Base imponible = 44 / 1,10 = 40 €
IVA = 4 €Fórmula con IVA del 4%
Base imponible = Total / 1,04Ejemplo:
Total: 10,40 €
Base imponible = 10,40 / 1,04 = 10 €
IVA = 0,40 €Fórmulas para plantilla de factura simplificada en Excel
Si vas a ofrecer una plantilla en Excel, puedes incluir fórmulas automáticas para calcular base, IVA y total.
Estructura recomendada
| Columna | Campo |
|---|---|
| A | Concepto |
| B | Cantidad |
| C | Precio unitario IVA incluido |
| D | Total línea IVA incluido |
| E | Tipo de IVA |
| F | Base imponible |
| G | IVA |
| H | Total |
Fórmula para total de línea
Si la cantidad está en B2 y el precio con IVA incluido en C2:
=B2*C2Fórmula para base imponible con IVA incluido
Si el total está en D2 y el tipo de IVA en E2:
=D2/(1+E2)Ejemplo:
42 € / 1,10 = 38,18 €Fórmula para cuota de IVA
=D2-F2O también:
=F2*E2Fórmula para total factura
Si los totales están en H2:H20:
=SUMA(H2:H20)Fórmula para evitar errores en filas vacías
=SI(O(B2="";C2="");"";B2*C2)Para base imponible:
=SI(D2="";"";D2/(1+E2))Para IVA:
=SI(D2="";"";D2-F2)Plantilla de factura simplificada en Word
Una plantilla en Word es útil si quieres un documento sencillo y visual.
Ventajas
- fácil de editar;
- diseño limpio;
- no requiere fórmulas;
- ideal para imprimir;
- buena opción para negocios con importes fijos.
Desventajas
- no calcula automáticamente el IVA;
- más riesgo de error;
- menos práctica si hay muchas líneas;
- no es ideal si cambian los importes con frecuencia.
Recomendación
Usa Word si la factura simplificada es muy sencilla. Para cálculos automáticos, es mejor Excel o Google Sheets.
Plantilla de factura simplificada en PDF
El PDF es ideal para enviar o imprimir la factura final.
Cuándo usar PDF
- cuando ya has revisado los datos;
- cuando quieres enviar una copia cerrada;
- cuando no quieres que el cliente modifique el documento;
- cuando quieres archivar la factura final.
Recomendación
Trabaja en Excel, Word o Google Sheets y exporta la factura simplificada a PDF.
Nombre de archivo recomendado:
Factura-simplificada-FS-2026-001.pdfPlantilla de factura simplificada en Google Sheets
Google Sheets es útil si quieres trabajar online.
Ventajas
- acceso desde cualquier dispositivo;
- fórmulas automáticas;
- copia en Google Drive;
- posibilidad de compartir con gestoría;
- exportación a PDF.
Estructura recomendada
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nº factura | FS-2026-001 |
| Fecha | 25/05/2026 |
| Emisor | Cafetería Centro S.L. |
| NIF | B12345678 |
| Concepto | Menú del día |
| Total IVA incluido | 42,00 € |
| IVA | 10% |
| Base imponible | 38,18 € |
| Cuota IVA | 3,82 € |
