Saber qué datos debe tener una factura es fundamental para cualquier autónomo, empresa o profesional que emita documentos de facturación en España.
Una factura no es solo un justificante de pago. Es un documento fiscal que acredita una operación, identifica al emisor y al cliente, detalla el producto o servicio prestado y recoge los impuestos aplicables. Si faltan datos importantes, la factura puede generar problemas contables, fiscales o administrativos.
En esta guía encontrarás una checklist actualizada con los datos obligatorios de una factura en España, diferencias entre factura completa y factura simplificada, ejemplos rellenados, errores frecuentes y recomendaciones para usar plantillas en Excel, Word, PDF o Google Sheets.
Descarga recomendada:
Usa una plantilla de factura actualizada con todos los campos necesarios: número, fecha, datos fiscales, concepto, base imponible, IVA, IRPF y total.
Resumen rápido: datos obligatorios de una factura en España
Una factura completa debe incluir, como mínimo, estos datos:
| Dato | Obligatorio |
|---|---|
| Número de factura y, en su caso, serie | Sí |
| Fecha de expedición | Sí |
| Datos fiscales del emisor | Sí |
| NIF del emisor | Sí |
| Datos fiscales del destinatario | Sí |
| NIF del destinatario en los casos exigidos | Sí |
| Domicilio del emisor y destinatario | Sí |
| Descripción de la operación | Sí |
| Base imponible | Sí |
| Tipo de IVA aplicado | Sí, si aplica |
| Cuota de IVA | Sí, si aplica |
| Fecha de operación, si es distinta a la de expedición | Sí, cuando proceda |
| Total factura | Sí |
| Menciones especiales | Sí, cuando proceda |
La Agencia Tributaria recoge como contenido de la factura completa el número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social del emisor y destinatario, NIF, domicilio, descripción de las operaciones, tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de operación cuando sea distinta a la fecha de expedición.
Qué es una factura y para qué sirve
Una factura es un documento que acredita una operación económica entre dos partes: quien vende un producto o presta un servicio y quien lo recibe.
En una factura se indica:
- quién emite la factura;
- quién recibe la factura;
- qué producto o servicio se ha vendido;
- cuándo se ha realizado la operación;
- cuánto cuesta;
- qué impuestos se aplican;
- cuánto debe pagar el cliente;
- cómo se debe pagar.
Para un autónomo o empresa, la factura sirve para justificar ingresos, declarar impuestos, reclamar pagos y mantener una contabilidad ordenada.
Para el cliente, la factura sirve para acreditar el gasto, deducir el IVA si tiene derecho a ello y registrar correctamente la operación.
Normativa básica sobre facturas en España
Las obligaciones de facturación en España están reguladas principalmente por el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El artículo 6 regula el contenido de la factura completa y establece que toda factura y sus copias deben contener una serie de datos mínimos.
Además, la Agencia Tributaria mantiene una página específica sobre el contenido de las facturas, donde resume los requisitos principales de la factura completa y de la factura simplificada.
Checklist completa: qué datos debe tener una factura
A continuación tienes una checklist detallada para revisar cualquier factura antes de enviarla.
1. Número de factura
Toda factura debe tener un número identificativo.
Ejemplo:
F-2026-001La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. El Reglamento de facturación indica que la numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa.
Ejemplos de numeración válida
| Sistema | Ejemplo |
|---|---|
| Serie anual | 2026-001 |
| Serie con prefijo | F-2026-001 |
| Serie por tipo | FAC-2026-001 |
| Serie rectificativa | R-2026-001 |
| Serie por establecimiento | MAD-2026-001 |
Errores frecuentes
- repetir números;
- saltar números sin control;
- usar números sin orden;
- mezclar facturas normales y rectificativas en la misma serie sin criterio;
- cambiar de sistema de numeración a mitad de año sin documentarlo.
2. Serie de factura, si corresponde
La serie no siempre es obligatoria, pero puede ser necesaria o recomendable en ciertos casos.
Puedes usar series diferentes para:
- facturas ordinarias;
- facturas rectificativas;
- facturas emitidas desde distintos establecimientos;
- facturas emitidas por distintos departamentos;
- facturas de diferentes líneas de negocio;
- facturas de distintos años.
Ejemplo:
F-2026-001
R-2026-001
PRO-2026-001Recomendación práctica
Para autónomos y pequeñas empresas, una serie anual suele ser suficiente:
2026-001
2026-002
2026-003Si emites facturas rectificativas, utiliza una serie separada:
R-2026-001
R-2026-0023. Fecha de expedición
La factura debe incluir la fecha en la que se emite.
Ejemplo:
25/05/2026La Agencia Tributaria incluye la fecha de expedición entre los datos de la factura completa.
Diferencia entre fecha de expedición y fecha de operación
La fecha de expedición es el día en que emites la factura.
La fecha de operación es el día en que se realizó la entrega del bien o la prestación del servicio.
Si ambas fechas son iguales, normalmente basta con indicar la fecha de expedición. Si son distintas, debe indicarse la fecha de la operación cuando proceda.
Ejemplo:
| Campo | Fecha |
|---|---|
| Fecha de operación | 20/05/2026 |
| Fecha de expedición | 25/05/2026 |
4. Datos fiscales del emisor
La factura debe identificar claramente a quien la emite.
Datos recomendados:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre y apellidos o razón social | Laura Martínez López |
| NIF/CIF | 12345678A |
| Dirección fiscal | Calle Mayor 25, 2ºB, 28013 Madrid |
| laura@ejemplo.com | |
| Teléfono | 600 000 000 |
La Agencia Tributaria indica que la factura completa debe incluir nombre y apellidos, razón o denominación social completa tanto del obligado a expedir factura como del destinatario.
Error habitual
Poner solo el nombre comercial.
Incorrecto:
Laura Design StudioCorrecto:
Laura Martínez López
NIF: 12345678A
Calle Mayor 25, 2ºB, 28013 MadridPuedes añadir el nombre comercial, pero no debe sustituir al nombre fiscal.
5. NIF del emisor
La factura debe incluir el NIF del emisor.
Ejemplo:
NIF: 12345678AEn el caso de una sociedad, se utilizará el CIF/NIF de la empresa:
CIF: B12345678La Agencia Tributaria incluye el Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria entre los datos de la factura completa.
6. Datos fiscales del destinatario
En una factura completa también deben aparecer los datos del cliente o destinatario.
Datos habituales:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre o razón social | Empresa Creativa Norte S.L. |
| NIF/CIF | B12345678 |
| Dirección fiscal | Avenida de la Industria 14, 48001 Bilbao |
| administracion@ejemplo.com |
Si el cliente es una empresa o profesional, es importante pedir los datos fiscales completos antes de emitir la factura.
7. NIF del destinatario
El NIF del destinatario debe consignarse en los casos exigidos. La Agencia Tributaria indica que será obligatoria la consignación del NIF del destinatario en determinados supuestos, entre ellos cuando se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta por el artículo 25 de la Ley del IVA o cuando el destinatario sea el obligado a liquidar el impuesto.
En la práctica, para facturas completas emitidas a empresas y profesionales, conviene incluir siempre el NIF/CIF del cliente.
Ejemplo:
Cliente: Empresa Creativa Norte S.L.
CIF: B123456788. Domicilio fiscal del emisor y del destinatario
La factura completa debe incluir el domicilio del emisor y del destinatario. La Agencia Tributaria lo recoge expresamente en el contenido de la factura completa.
Ejemplo:
Emisor:
Laura Martínez López
Calle Mayor 25, 2ºB
28013 Madrid
Cliente:
Empresa Creativa Norte S.L.
Avenida de la Industria 14
48001 BilbaoRecomendación
Usa el domicilio fiscal, no necesariamente la dirección del local, oficina o coworking, salvo que coincida o sea la dirección que deba figurar.
9. Descripción de la operación
La factura debe describir claramente el producto vendido o servicio prestado.
Ejemplo poco claro:
Servicios profesionalesEjemplo mejor:
Servicio de consultoría SEO correspondiente al mes de mayo de 2026O:
Diseño de identidad visual para campaña onlineLa Agencia Tributaria indica que la factura completa debe incluir la descripción de las operaciones y los datos necesarios para determinar la base imponible.
Qué incluir en el concepto
- producto o servicio;
- periodo facturado, si corresponde;
- unidades, horas o cantidad;
- precio unitario;
- descuentos o promociones, si existen;
- proyecto o referencia interna, si ayuda a identificar la operación.
10. Cantidad o unidades
Aunque no siempre aparece de forma separada en facturas muy simples, es muy recomendable incluir la cantidad.
Ejemplo:
| Concepto | Cantidad | Precio unitario |
|---|---|---|
| Diseño de landing page | 1 | 800,00 € |
| Hora de consultoría | 5 | 60,00 € |
| Licencia mensual | 3 | 25,00 € |
Esto ayuda a calcular correctamente la base imponible.
11. Precio unitario
El precio unitario indica cuánto cuesta cada unidad, hora, producto o servicio antes de impuestos.
Ejemplo:
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Base |
|---|---|---|---|
| Hora de consultoría | 5 | 60,00 € | 300,00 € |
Si el servicio se factura como paquete cerrado, puedes usar cantidad 1 y precio total.
12. Descuentos, si existen
Si aplicas descuentos, conviene reflejarlos de forma clara.
Ejemplo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Servicio de diseño web | 1.000,00 € |
| Descuento 10% | -100,00 € |
| Base imponible | 900,00 € |
El descuento debe quedar claro antes de calcular impuestos.
13. Base imponible
La base imponible es el importe sobre el que se calculan los impuestos.
Ejemplo:
Base imponible: 1.000,00 €Si hay varias líneas, la base imponible total será la suma de todas las bases.
Ejemplo:
| Concepto | Base |
|---|---|
| Diseño de landing page | 800,00 € |
| Optimización SEO | 300,00 € |
| Adaptaciones redes sociales | 200,00 € |
| Base imponible total | 1.300,00 € |
14. Tipo de IVA aplicado
La factura debe indicar el tipo impositivo aplicado cuando la operación esté sujeta a IVA.
En España, el tipo general de IVA es el 21%. También existen tipos reducidos del 10%, 4% y 0% para determinadas operaciones.
Ejemplo:
IVA 21%Tabla básica de tipos de IVA
| Tipo | Uso general |
|---|---|
| 21% | Tipo general |
| 10% | Tipo reducido para determinadas operaciones |
| 4% | Tipo superreducido para determinadas operaciones |
| 0% | Determinadas operaciones específicas |
| Exento | Operaciones exentas, si corresponde |
| No sujeto | Operaciones no sujetas, si corresponde |
Recomendación
No apliques automáticamente el 21% a todo sin revisar. Aunque sea el tipo general, existen operaciones con tipos reducidos, exentas o no sujetas.
15. Cuota de IVA
La cuota de IVA es el importe en euros que resulta de aplicar el porcentaje de IVA a la base imponible.
Ejemplo:
Base imponible: 1.000,00 €
IVA 21%: 210,00 €Fórmula:
IVA = Base imponible × tipo de IVAEjemplo:
1.000 € × 21% = 210 €La Agencia Tributaria incluye la cuota tributaria entre los datos de la factura completa.
16. IRPF, si corresponde
Algunas facturas de autónomos profesionales deben incluir retención de IRPF, especialmente cuando se factura a empresas, otros autónomos o entidades obligadas a retener.
Ejemplo:
IRPF 15%: -150,00 €La retención se resta del total a cobrar.
Ejemplo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21% | +210,00 € |
| IRPF 15% | -150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Importante
El IRPF no se suma. Se resta.
17. Total de la factura
El total de la factura es la cantidad final que debe pagar el cliente.
Para una factura con IVA:
Total = Base imponible + IVAEjemplo:
1.000 € + 210 € = 1.210 €Para una factura con IVA e IRPF:
Total = Base imponible + IVA - IRPFEjemplo:
1.000 € + 210 € - 150 € = 1.060 €18. Forma de pago
No siempre es un dato fiscal obligatorio, pero es muy recomendable incluirlo para evitar dudas.
Ejemplos:
| Forma de pago | Información útil |
|---|---|
| Transferencia bancaria | IBAN |
| Domiciliación | Cuenta o mandato |
| Tarjeta | Plataforma o referencia |
| Efectivo | Condiciones y límites legales |
| PayPal/Stripe | Email o enlace de pago |
Ejemplo:
Forma de pago: transferencia bancaria
IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000 000019. Fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento indica hasta cuándo puede pagar el cliente.
Ejemplo:
Fecha de vencimiento: 09/06/2026Aunque no siempre sea obligatoria, es muy recomendable para controlar cobros y reclamar facturas pendientes.
20. Observaciones o notas legales
Algunas facturas necesitan menciones especiales.
Ejemplos:
- “Operación exenta de IVA según artículo correspondiente.”
- “Inversión del sujeto pasivo.”
- “Régimen especial de agencias de viajes.”
- “Régimen especial de bienes usados.”
- “Factura rectificativa de la factura F-2026-001.”
- “Factura emitida por el destinatario.”
- “IVA no incluido por operación no sujeta.”
La Agencia Tributaria recoge que determinadas menciones deben incluirse cuando proceda, por ejemplo en operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo o regímenes especiales.
Ejemplo de factura completa rellenada
A continuación tienes un ejemplo práctico de factura completa para un autónomo profesional.
Datos generales
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Número de factura | F-2026-001 |
| Fecha de expedición | 25/05/2026 |
| Fecha de operación | 25/05/2026 |
| Fecha de vencimiento | 09/06/2026 |
| Forma de pago | Transferencia bancaria |
Emisor
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre fiscal | Laura Martínez López |
| NIF | 12345678A |
| Dirección | Calle Mayor 25, 2ºB, 28013 Madrid |
| laura@ejemplo.com |
Destinatario
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Cliente | Empresa Creativa Norte S.L. |
| CIF | B12345678 |
| Dirección | Avenida de la Industria 14, 48001 Bilbao |
| administracion@ejemplo.com |
Conceptos
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Base |
|---|---|---|---|
| Diseño de landing page | 1 | 800,00 € | 800,00 € |
| Optimización SEO inicial | 1 | 300,00 € | 300,00 € |
Resumen
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.100,00 € |
| IVA 21% | 231,00 € |
| IRPF 15% | -165,00 € |
| Total a cobrar | 1.166,00 € |
Checklist visual para revisar una factura antes de enviarla
Puedes usar esta tabla como checklist final.
| Revisión | Estado |
|---|---|
| La factura tiene número único y correlativo | ☐ |
| La serie es correcta | ☐ |
| La fecha de expedición está indicada | ☐ |
| La fecha de operación aparece si es distinta | ☐ |
| Los datos fiscales del emisor están completos | ☐ |
| El NIF/CIF del emisor está correcto | ☐ |
| Los datos fiscales del cliente están completos | ☐ |
| El NIF/CIF del cliente está correcto si corresponde | ☐ |
| El domicilio fiscal del emisor aparece | ☐ |
| El domicilio fiscal del cliente aparece | ☐ |
| El concepto está bien descrito | ☐ |
| Las cantidades y precios unitarios son correctos | ☐ |
| Los descuentos aparecen antes de impuestos | ☐ |
| La base imponible está bien calculada | ☐ |
| El tipo de IVA aplicado es correcto | ☐ |
| La cuota de IVA está bien calculada | ☐ |
| El IRPF se incluye si corresponde | ☐ |
| El IRPF aparece restado, no sumado | ☐ |
| El total final es correcto | ☐ |
| La forma de pago está indicada | ☐ |
| La fecha de vencimiento está indicada | ☐ |
| Hay menciones especiales si la operación lo requiere | ☐ |
| La factura se ha guardado en PDF | ☐ |
| Se ha archivado una copia | ☐ |
Factura completa vs factura simplificada
No todas las facturas tienen los mismos datos. En España existen facturas completas y facturas simplificadas.
Qué es una factura completa
Es la factura ordinaria con todos los datos identificativos del emisor y destinatario, descripción de la operación, base imponible, impuestos y total.
Es la más habitual cuando:
- facturas a empresas;
- facturas a autónomos;
- el cliente necesita deducirse el IVA;
- la operación requiere identificación completa;
- hay retención de IRPF;
- se trata de servicios profesionales.
Qué es una factura simplificada
La factura simplificada es una factura con menos datos que puede emitirse en determinados supuestos. Según la Agencia Tributaria, se puede expedir factura simplificada cuando el importe no supere los 400 euros, IVA incluido, cuando deba expedirse una factura rectificativa, y en determinadas operaciones cuando el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido.
Datos habituales de una factura simplificada
| Dato | Factura simplificada |
|---|---|
| Número y serie | Sí |
| Fecha de expedición | Sí |
| Fecha de operación, si es distinta | Sí |
| NIF del emisor | Sí |
| Nombre o razón social del emisor | Sí |
| Identificación del bien o servicio | Sí |
| Tipo de IVA aplicado | Sí |
| Contraprestación total | Sí |
| Datos del destinatario | Solo en determinados casos |
| Cuota de IVA desglosada | Si el destinatario lo exige para deducción |
La Agencia Tributaria también recoge los tipos de factura y señala que la factura simplificada puede emitirse para facturas cuyo importe no supere 400 euros IVA incluido, facturas rectificativas y otros supuestos autorizados o específicos.
Diferencia entre factura completa y simplificada
| Campo | Factura completa | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Número y serie | Sí | Sí |
| Fecha | Sí | Sí |
| Datos completos del emisor | Sí | Parcial |
| Datos completos del destinatario | Sí | No siempre |
| NIF del destinatario | Sí, cuando procede | Solo en determinados casos |
| Domicilio del destinatario | Sí | No siempre |
| Descripción de la operación | Sí | Sí, más resumida |
| Base imponible | Sí | Puede no aparecer igual de desglosada |
| Tipo de IVA | Sí | Sí |
| Cuota de IVA | Sí | En determinados casos |
| Total | Sí | Sí |
| Uso típico | B2B, autónomos, empresas | Tickets, operaciones pequeñas |
Qué datos debe tener una factura con IVA
Una factura con IVA debe incluir:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| Tipo de IVA | 21% |
| Cuota de IVA | 210,00 € |
| Total | 1.210,00 € |
Fórmula:
Total = Base imponible + IVAEjemplo:
1.000 € + 210 € = 1.210 €El tipo general de IVA en España es el 21%, con tipos reducidos vigentes del 10%, 4% y 0% para determinadas operaciones.
Qué datos debe tener una factura con IVA e IRPF
Una factura con IVA e IRPF suele ser habitual en autónomos profesionales que facturan a empresas o a otros profesionales.
Debe incluir:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21% | +210,00 € |
| IRPF 15% | -150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Fórmula:
Total = Base imponible + IVA - IRPFImportante
El IVA se suma.
El IRPF se resta.
Ambos se calculan sobre la base imponible.
Qué datos debe tener una factura sin IVA
Una factura sin IVA debe indicar claramente por qué no lleva IVA.
No basta con poner:
IVA: 0 €Debe aclararse si se trata de una operación:
- exenta;
- no sujeta;
- intracomunitaria;
- con inversión del sujeto pasivo;
- fuera del ámbito de aplicación;
- acogida a un régimen especial.
Ejemplo:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA | Exento |
| Total | 1.000,00 € |
| Mención | Operación exenta de IVA según normativa aplicable |
Recomendación
Consulta con asesoría si no tienes claro el motivo de no aplicar IVA. Es uno de los errores más frecuentes en facturación.
Qué datos debe tener una factura rectificativa
Una factura rectificativa sirve para corregir una factura anterior.
Debe incluir:
| Campo | Explicación |
|---|---|
| Serie específica | Recomendable y habitual |
| Número propio | Correlativo dentro de su serie |
| Fecha de emisión | Fecha de la rectificación |
| Referencia a la factura original | Número y fecha |
| Motivo de la rectificación | Error, devolución, descuento, etc. |
| Datos corregidos | Importes o datos modificados |
| Base, IVA y total rectificados | Según corresponda |
Ejemplo:
Factura rectificativa R-2026-001
Rectifica la factura F-2026-001 emitida el 10/05/2026
Motivo: corrección del importe facturadoQué datos debe tener una factura proforma
Una factura proforma no es una factura definitiva. Sirve como documento informativo o comercial previo.
Debe dejar claro que es una proforma.
Datos recomendados:
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Título | Factura proforma |
| Número o referencia | PRO-2026-001 |
| Fecha | 25/05/2026 |
| Datos del emisor | Sí |
| Datos del cliente | Sí |
| Concepto | Sí |
| Importe | Sí |
| IVA estimado | Si corresponde |
| Total | Sí |
| Mención | Documento no válido como factura |
Ejemplo de aviso:
Este documento es una factura proforma y no tiene validez fiscal como factura definitiva.Qué datos debe tener una factura para autónomos
Una factura de autónomo debe incluir los mismos datos que cualquier factura completa cuando corresponda.
Checklist específica para autónomos:
| Dato | Revisar |
|---|---|
| Nombre y apellidos fiscales | ☐ |
| NIF | ☐ |
| Dirección fiscal | ☐ |
| Número de factura correlativo | ☐ |
| Fecha | ☐ |
| Datos completos del cliente | ☐ |
| Concepto claro | ☐ |
| Base imponible | ☐ |
| IVA aplicado | ☐ |
| IRPF si corresponde | ☐ |
| Total a cobrar | ☐ |
| Forma de pago | ☐ |
| Vencimiento | ☐ |
| Copia archivada | ☐ |
Qué datos debe tener una factura a una empresa
Si facturas a una empresa, conviene usar siempre factura completa.
Debe incluir:
- razón social completa;
- CIF;
- domicilio fiscal;
- número de factura;
- fecha;
- descripción del servicio o producto;
- base imponible;
- IVA;
- IRPF si corresponde;
- total;
- forma de pago.
Ejemplo:
Empresa Creativa Norte S.L.
CIF: B12345678
Avenida de la Industria 14
48001 BilbaoQué datos debe tener una factura a un particular
Si facturas a un particular, los requisitos pueden variar según el tipo de factura y operación.
En una factura completa, puedes incluir:
- nombre y apellidos del cliente;
- DNI/NIF si corresponde;
- dirección;
- descripción del producto o servicio;
- IVA;
- total.
En muchos casos de venta minorista o servicios pequeños se puede emitir factura simplificada, siempre que se cumplan los límites y supuestos previstos.
Qué datos debe tener una factura electrónica
Una factura electrónica debe contener los datos de una factura, pero además se emite, transmite y recibe en formato electrónico.
En la práctica, no basta con que exista un PDF si la normativa exige factura electrónica estructurada o un sistema concreto.
Debe incluir:
- datos obligatorios de factura;
- formato electrónico admitido;
- autenticidad e integridad;
- trazabilidad;
- sistema de emisión y recepción adecuado;
- estados de factura cuando corresponda en el marco B2B.
Para autónomos y empresas, conviene distinguir entre una factura en PDF y una factura electrónica obligatoria en relaciones B2B.
Datos recomendables aunque no siempre obligatorios
Además de los datos mínimos, puedes añadir campos que mejoran la claridad y ayudan a cobrar antes.
| Dato recomendable | Para qué sirve |
|---|---|
| Logo | Imagen profesional |
| Facilita contacto | |
| Teléfono | Facilita resolución de incidencias |
| IBAN | Facilita pago |
| Fecha de vencimiento | Control de cobro |
| Referencia de pedido | Ayuda al cliente a identificar la compra |
| Persona de contacto | Útil en empresas |
| Estado interno | Pendiente, pagada, vencida |
| Método de pago | Evita dudas |
| Condiciones de pago | Reduce conflictos |
| Observaciones | Aclaraciones legales o comerciales |
Errores frecuentes en los datos de una factura
Error 1: usar solo el nombre comercial
El nombre comercial no sustituye al nombre fiscal.
Incorrecto:
Estudio Creativo LauraCorrecto:
Laura Martínez López
NIF: 12345678AError 2: olvidar el NIF o CIF
El NIF/CIF es un dato clave para identificar a las partes.
Error 3: repetir número de factura
Cada factura debe tener un número único dentro de su serie.
Error 4: no indicar el domicilio fiscal
La factura completa debe incluir domicilio del emisor y del destinatario.
Error 5: describir mal el servicio
“Servicios varios” no es una descripción recomendable. Mejor usar conceptos concretos.
Error 6: calcular mal el IVA
El IVA se calcula sobre la base imponible.
Ejemplo correcto:
1.000 € × 21% = 210 €Error 7: sumar el IRPF en vez de restarlo
El IRPF es una retención, por tanto se resta.
Correcto:
1.000 € + 210 € - 150 € = 1.060 €Error 8: no justificar una factura sin IVA
Si una factura no lleva IVA, debe quedar claro el motivo.
Error 9: enviar una proforma como si fuera factura final
Una factura proforma no sustituye a una factura definitiva.
Error 10: no guardar copia
Conserva siempre copia de las facturas emitidas y recibidas.
Checklist por tipo de factura
Factura completa
| Dato | Obligatorio |
|---|---|
| Número y serie | Sí |
| Fecha de expedición | Sí |
| Nombre o razón social del emisor | Sí |
| NIF del emisor | Sí |
| Domicilio del emisor | Sí |
| Nombre o razón social del destinatario | Sí |
| NIF del destinatario cuando proceda | Sí |
| Domicilio del destinatario | Sí |
| Descripción de la operación | Sí |
| Base imponible | Sí |
| Tipo de IVA | Sí, si aplica |
| Cuota de IVA | Sí, si aplica |
| Total | Sí |
| Fecha de operación si es distinta | Sí, si procede |
| Menciones especiales | Sí, si procede |
Factura simplificada
| Dato | Revisión |
|---|---|
| Número y serie | ☐ |
| Fecha de expedición | ☐ |
| Fecha de operación si es distinta | ☐ |
| NIF del emisor | ☐ |
| Nombre o razón social del emisor | ☐ |
| Identificación del bien o servicio | ☐ |
| Tipo de IVA aplicado | ☐ |
| Importe total | ☐ |
| Datos del destinatario si los exige para deducción | ☐ |
| Cuota de IVA desglosada si procede | ☐ |
Factura rectificativa
| Dato | Revisión |
|---|---|
| Número y serie propios | ☐ |
| Fecha | ☐ |
| Datos del emisor | ☐ |
| Datos del destinatario | ☐ |
| Referencia a la factura rectificada | ☐ |
| Motivo de rectificación | ☐ |
| Importes corregidos | ☐ |
| IVA corregido | ☐ |
| Total corregido | ☐ |
Factura con IVA e IRPF
| Dato | Revisión |
|---|---|
| Base imponible | ☐ |
| Tipo de IVA | ☐ |
| Cuota de IVA | ☐ |
| Tipo de IRPF | ☐ |
| Importe de IRPF | ☐ |
| Total = base + IVA – IRPF | ☐ |
Cómo hacer una factura con todos los datos en Excel
Si usas una plantilla de Excel, organiza la factura en estos bloques:
- Cabecera.
- Datos del emisor.
- Datos del cliente.
- Tabla de conceptos.
- Resumen de impuestos.
- Total.
- Forma de pago.
- Observaciones.
Ejemplo de estructura:
| Bloque | Campos |
|---|---|
| Cabecera | Número, fecha, vencimiento |
| Emisor | Nombre, NIF, dirección |
| Cliente | Nombre, NIF/CIF, dirección |
| Conceptos | Descripción, cantidad, precio |
| Impuestos | Base, IVA, IRPF |
| Total | Importe final |
| Pago | IBAN, método, plazo |
| Observaciones | Menciones especiales |
Cómo hacer una factura con todos los datos en Google Sheets
Google Sheets es útil si quieres trabajar en la nube y automatizar cálculos.
Columnas recomendadas:
| Columna | Campo |
|---|---|
| A | Concepto |
| B | Cantidad |
| C | Precio unitario |
| D | Base imponible |
| E | IVA % |
| F | IVA € |
| G | IRPF % |
| H | IRPF € |
| I | Total línea |
Fórmulas básicas:
Base = Cantidad * PrecioIVA = Base * IVA%IRPF = Base * IRPF%Total = Base + IVA - IRPFCómo hacer una factura con todos los datos en Word
Word puede servir para facturas sencillas, pero no calcula automáticamente. Si usas Word:
- revisa los importes con calculadora;
- usa tablas claras;
- exporta a PDF;
- guarda una copia editable;
- evita modificar facturas antiguas sin duplicarlas.
Para facturas con muchos cálculos, Excel o Google Sheets son opciones más seguras.
