Calcular el IVA y el IRPF en una factura es una de las dudas más habituales entre autónomos y profesionales. La operación parece sencilla, pero es muy frecuente cometer errores: aplicar el IRPF sobre el total en vez de sobre la base imponible, restar el IVA, sumar la retención, usar mal los porcentajes o confundir el importe que paga el cliente con los impuestos que después se declaran.
En este artículo aprenderás, paso a paso, cómo calcular una factura con IVA e IRPF, cómo hacerlo en Excel, qué fórmulas utilizar y cómo comprobar que el total final está bien calculado.
En España, el tipo general de IVA vigente es el 21 %, y los tipos reducidos vigentes son el 10 % y el 4 %. También existe el tipo 0 % para determinadas operaciones. La Agencia Tributaria publica estos tipos en su página oficial sobre tipos impositivos de IVA.
Para la retención de IRPF, la Agencia Tributaria indica que, con carácter general, el tipo de retención de los rendimientos profesionales es del 15 %. En el caso de inicio de actividad profesional, puede aplicarse el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que se cumplan los requisitos.
Descarga una plantilla de factura con IVA e IRPF en Excel
Para evitar errores, lo más recomendable es utilizar una plantilla de factura en Excel que calcule automáticamente:
- Base imponible.
- IVA.
- Retención de IRPF.
- Total de factura.
- Total pendiente de cobro.
- Número de factura.
- Fecha.
- Cliente.
- Forma de pago.
Botones recomendados para la página:
- Descargar plantilla de factura con IVA e IRPF en Excel.
- Descargar plantilla de factura con IVA e IRPF en Word.
- Descargar plantilla de factura con IVA e IRPF en PDF.
- Ver ejemplo de factura rellenada.
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Qué son el IVA y el IRPF en una factura
Antes de abrir Excel, conviene entender bien qué papel cumple cada impuesto en una factura.
Qué es el IVA en una factura
El IVA, Impuesto sobre el Valor Añadido, es un impuesto indirecto que se añade al precio del producto o servicio. En una factura normal de autónomo o empresa, el profesional cobra el IVA al cliente y después lo declara ante Hacienda.
Ejemplo sencillo:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA 21 %: 210 €
- Total con IVA: 1.210 €
El IVA se suma a la base imponible.
Fórmula básica:
IVA = Base imponible × Tipo de IVAEjemplo:
IVA = 1.000 × 21 % = 210 €Qué es el IRPF en una factura
El IRPF, Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, funciona de forma distinta. En las facturas de determinados profesionales autónomos, la retención de IRPF es una cantidad que el cliente no paga al profesional, sino que retiene e ingresa posteriormente en Hacienda en nombre del profesional.
Ejemplo sencillo:
- Base imponible: 1.000 €
- IRPF 15 %: 150 €
El IRPF se resta de la factura.
Fórmula básica:
IRPF = Base imponible × Tipo de retenciónEjemplo:
IRPF = 1.000 × 15 % = 150 €Diferencia clave entre IVA e IRPF
Esta es la regla más importante:
| Concepto | Qué se hace en la factura | Sobre qué se calcula |
|---|---|---|
| IVA | Se suma | Sobre la base imponible |
| IRPF | Se resta | Sobre la base imponible |
| Total factura | Base + IVA – IRPF | Resultado final |
La fórmula general sería:
Total factura = Base imponible + IVA - IRPFEjemplo:
Total factura = 1.000 + 210 - 150 = 1.060 €Ejemplo práctico de factura con IVA e IRPF
Imagina que eres un autónomo profesional y emites una factura por servicios de diseño gráfico a una empresa española.
Datos de la factura:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA | 21 % |
| IRPF | 15 % |
Cálculo:
| Concepto | Operación | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 1.000 × 0,21 | 210,00 € |
| IRPF 15 % | 1.000 × 0,15 | -150,00 € |
| Total a cobrar | 1.000 + 210 – 150 | 1.060,00 € |
Resultado:
El cliente debe pagarte 1.060,00 €.
Aunque el cliente paga 1.060 €, la factura muestra una base de 1.000 €, un IVA repercutido de 210 € y una retención de IRPF de 150 €.
Fórmula para calcular una factura con IVA e IRPF
La fórmula general es:
Total = Base imponible + (Base imponible × IVA) - (Base imponible × IRPF)También puede escribirse así:
Total = Base imponible × (1 + IVA - IRPF)Ejemplo con IVA 21 % e IRPF 15 %:
Total = 1.000 × (1 + 0,21 - 0,15)
Total = 1.000 × 1,06
Total = 1.060 €Esta fórmula es útil para entender rápidamente por qué una factura con IVA 21 % e IRPF 15 % da como resultado un total equivalente al 106 % de la base imponible.
Cómo calcular IVA e IRPF en Excel
Excel es muy útil para calcular facturas porque permite automatizar las operaciones y evitar errores manuales.
Estructura recomendada de la plantilla
Puedes organizar la factura así:
| Celda | Campo | Ejemplo |
|---|---|---|
| B2 | Número de factura | F-2026-001 |
| B3 | Fecha | 25/05/2026 |
| B4 | Cliente | Empresa Ejemplo, S.L. |
| B8 | Base imponible | 1.000,00 € |
| B9 | Tipo de IVA | 21 % |
| B10 | Tipo de IRPF | 15 % |
| B11 | Importe IVA | 210,00 € |
| B12 | Importe IRPF | 150,00 € |
| B13 | Total factura | 1.060,00 € |
Fórmula para calcular el IVA en Excel
Si la base imponible está en la celda B8 y el tipo de IVA está en B9, la fórmula sería:
=B8*B9Ejemplo:
=1000*21%Resultado:
210 €Fórmula para calcular el IRPF en Excel
Si la base imponible está en B8 y el tipo de IRPF está en B10, la fórmula sería:
=B8*B10Ejemplo:
=1000*15%Resultado:
150 €Fórmula para calcular el total de factura en Excel
Si:
- Base imponible: B8
- Importe IVA: B11
- Importe IRPF: B12
La fórmula sería:
=B8+B11-B12Resultado:
1.060 €También puedes hacerlo en una sola fórmula:
=B8+(B8*B9)-(B8*B10)O de forma más compacta:
=B8*(1+B9-B10)Ejemplo completo en Excel
Supongamos esta estructura:
| Celda | Contenido |
|---|---|
| A8 | Base imponible |
| B8 | 1000 |
| A9 | IVA |
| B9 | 21 % |
| A10 | IRPF |
| B10 | 15 % |
| A11 | Importe IVA |
| B11 | =B8*B9 |
| A12 | Importe IRPF |
| B12 | =B8*B10 |
| A13 | Total factura |
| B13 | =B8+B11-B12 |
Resultado:
| Concepto | Fórmula | Resultado |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | =B8*B9 | 210,00 € |
| IRPF 15 % | =B8*B10 | 150,00 € |
| Total factura | =B8+B11-B12 | 1.060,00 € |
Ejemplo con varios conceptos en Excel
Si tu factura tiene varias líneas, primero debes calcular la base imponible total.
Ejemplo:
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Total línea |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo | 1 | 400,00 € | 400,00 € |
| Diseño de tarjetas | 1 | 150,00 € | 150,00 € |
| Manual de marca | 1 | 450,00 € | 450,00 € |
Base imponible:
400 + 150 + 450 = 1.000 €En Excel:
| Celda | Campo | Fórmula |
|---|---|---|
| B18 | Cantidad línea 1 | 1 |
| C18 | Precio línea 1 | 400 |
| D18 | Total línea 1 | =B18*C18 |
| B19 | Cantidad línea 2 | 1 |
| C19 | Precio línea 2 | 150 |
| D19 | Total línea 2 | =B19*C19 |
| B20 | Cantidad línea 3 | 1 |
| C20 | Precio línea 3 | 450 |
| D20 | Total línea 3 | =B20*C20 |
| D22 | Base imponible | =SUMA(D18:D20) |
Después calculas:
IVA = D22*21%
IRPF = D22*15%
Total = D22+IVA-IRPF