Una factura proforma es un documento previo a la factura definitiva. Se utiliza para informar al cliente de los detalles de una operación antes de que se emita la factura final: productos o servicios, precios, impuestos estimados, condiciones de pago, plazo de entrega y datos de las partes.

Es muy útil para autónomos, freelancers y empresas que necesitan enviar una propuesta formal al cliente, documentar una operación pendiente de confirmación, preparar una venta internacional o anticipar los datos que aparecerán después en la factura definitiva.

Pero hay algo importante que debes tener claro desde el principio: una factura proforma no sustituye a una factura oficial. La Agencia Tributaria indica que la emisión de facturas proforma o sin validez fiscal está permitida siempre que finalmente se sustituyan por la factura o factura simplificada oficial y esta se entregue al cliente.

En esta guía encontrarás una plantilla de factura proforma gratis, un modelo editable, un ejemplo rellenado, diferencias con factura normal y presupuesto, errores frecuentes y una checklist para usarla correctamente.

Descarga recomendada:
Descarga la plantilla de factura proforma en Excel, Word o PDF, rellena los datos de tu cliente y úsala como documento previo antes de emitir la factura definitiva.

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Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento provisional que muestra cómo será una factura definitiva si la operación llega a realizarse en las condiciones indicadas.

Puede incluir casi los mismos datos que una factura ordinaria:

• datos del emisor;
• datos del cliente;
• descripción del producto o servicio;
• cantidades;
• precios;
• descuentos;
• IVA estimado;
• total;
• forma de pago;
• fecha de validez;
• condiciones comerciales.

La diferencia es que la factura proforma no es la factura final. Su función es informar, presupuestar o dejar constancia previa de una operación pendiente.

Ejemplo sencillo:

FACTURA PROFORMA

Proforma nº PRO-2026-001
Fecha: 25/05/2026

Servicio de diseño web: 1.000 €
IVA 21%: 210 €
Total estimado: 1.210 €

Este documento no tiene validez fiscal como factura definitiva.

La factura proforma puede parecerse mucho a una factura real, pero debe indicar claramente que es una proforma para evitar confusiones.

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Para qué sirve una factura proforma

La factura proforma sirve para anticipar al cliente las condiciones de una operación antes de emitir la factura definitiva.

Puede utilizarse para:

Uso	Ejemplo
Confirmar una venta	El cliente quiere ver el importe final antes de aceptar
Formalizar una propuesta	Un autónomo envía el detalle del servicio antes de empezar
Operaciones internacionales	El comprador necesita el documento para trámites previos
Aduanas o transporte	Se necesita valorar una mercancía antes de emitir factura final
Aprobación interna	Una empresa pide la proforma para autorizar el gasto
Reserva de producto o servicio	Se informa del precio antes del pago
Anticipo o señal	El cliente revisa importes antes de pagar
Negociación comercial	Sirve como base para aceptar condiciones

Una proforma puede ayudar a evitar malentendidos porque deja por escrito qué se ofrece, cuánto cuesta y bajo qué condiciones.

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Descargar plantilla de factura proforma gratis

Puedes usar una plantilla de factura proforma para crear documentos previos de forma rápida, clara y profesional.

Formatos recomendados

Formato	Recomendado para
Excel	Calcular importes, IVA, descuentos y total automáticamente
Word	Editar textos, condiciones y diseño fácilmente
PDF	Enviar al cliente una versión cerrada
Google Sheets	Trabajar online y guardar la proforma en la nube

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Descargar plantilla de factura proforma gratis

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Descarga una plantilla de factura proforma gratis, editable y lista para rellenar. Incluye campos para datos del emisor, datos del cliente, número de proforma, fecha, descripción del producto o servicio, base imponible, IVA, total, condiciones de pago y aviso de documento sin validez fiscal.

Botones recomendados

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Diferencia entre factura proforma y factura normal

La factura proforma y la factura normal pueden parecer iguales visualmente, pero no tienen la misma función.

Una factura normal documenta una operación real y tiene efectos fiscales y contables. Una factura proforma es un documento previo, informativo o comercial.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas en el desarrollo de su actividad, y también a conservar copia de la factura emitida. La proforma, en cambio, no sustituye esa obligación cuando la operación se realiza.

Comparativa	Factura proforma	Factura definitiva
Función	Informar o anticipar una operación	Documentar una operación real
Validez fiscal	No sustituye a la factura oficial	Sí, si cumple requisitos
Numeración fiscal	No debe mezclarse con facturas reales	Debe tener número correlativo
Contabilidad	No se contabiliza como factura definitiva	Sí se registra contablemente
IVA	Puede mostrar IVA estimado	Declara IVA real si aplica
Uso	Antes de la venta o prestación	Después o en el momento correspondiente
Cliente puede pagar con ella	Puede servir como referencia, pero no sustituye factura	Sí, es documento final de facturación
Debe sustituirse por factura	Sí, si la operación se realiza	No, ya es la factura final

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Ejemplo práctico

Un diseñador autónomo envía una proforma a una empresa por el diseño de una web.

Factura proforma

Concepto	Importe
Diseño web corporativo	1.000,00 €
IVA 21%	210,00 €
Total estimado	1.210,00 €

El cliente revisa y acepta.

Después, cuando corresponde emitir la factura oficial, el autónomo emite la factura definitiva:

Factura definitiva

Concepto	Importe
Diseño web corporativo	1.000,00 €
IVA 21%	210,00 €
Total factura	1.210,00 €

La proforma fue un documento previo. La factura definitiva es la que tiene efectos fiscales y debe cumplir los requisitos del Reglamento de facturación.

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Diferencia entre factura proforma y presupuesto

La factura proforma y el presupuesto también se parecen, pero no son exactamente lo mismo.

Un presupuesto es una propuesta comercial. Puede ser más flexible y suele utilizarse antes de que el cliente acepte el trabajo.

Una factura proforma suele tener un aspecto más parecido a una factura y puede utilizarse cuando la operación está más avanzada o cuando el cliente necesita un documento formal con importes, impuestos y condiciones.

Comparativa	Presupuesto	Factura proforma
Momento	Antes de aceptar el trabajo	Antes de emitir la factura definitiva
Uso	Propuesta comercial	Documento previo de facturación
Aspecto	Puede ser libre	Suele parecerse a una factura
Numeración	Referencia de presupuesto	Número de proforma
Validez fiscal	No	No sustituye factura oficial
Nivel de detalle fiscal	Puede ser menor	Suele incluir IVA, total y datos fiscales
Uso internacional	Menos habitual	Muy habitual
Conversión posterior	Puede convertirse en pedido o factura	Puede convertirse en factura definitiva

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Cuándo usar presupuesto

Usa un presupuesto cuando:

• el cliente todavía está comparando opciones;
• no hay compromiso firme;
• quieres presentar varias alternativas;
• necesitas detallar alcance, fases y condiciones;
• el precio puede cambiar;
• el cliente debe aceptar la propuesta.

Ejemplo:

Presupuesto para diseño web corporativo
Opción A: web básica
Opción B: web avanzada
Opción C: web + SEO inicial

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Cuándo usar factura proforma

Usa una factura proforma cuando:

• el cliente ya está interesado en comprar;
• necesita un documento formal para aprobar el pago;
• quieres anticipar cómo será la factura final;
• la operación está pendiente de confirmación;
• hay una venta internacional;
• se necesita un documento para trámites previos;
• el cliente pide “una factura previa” antes de pagar.

Ejemplo:

Factura proforma PRO-2026-001
Documento previo sin validez fiscal
Total estimado: 1.210,00 €

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Cuándo usar una factura proforma

La factura proforma puede utilizarse en muchos contextos. Estos son los casos más habituales.

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1. Antes de que el cliente confirme el pedido

Si el cliente quiere revisar el coste final antes de aceptar, puedes enviar una factura proforma.

Ejemplo:

Una empresa quiere contratar un servicio de consultoría por 1.500 €. Antes de aprobarlo internamente, pide un documento con el detalle del servicio, IVA y total.

La proforma puede incluir:

Concepto	Importe
Consultoría estratégica	1.500,00 €
IVA 21%	315,00 €
Total estimado	1.815,00 €

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2. Para solicitar aprobación interna en una empresa

Muchas empresas necesitan un documento previo para que administración apruebe una compra o servicio.

La proforma sirve para que el cliente pueda tramitar internamente:

• autorización del gasto;
• orden de compra;
• aprobación por dirección;
• solicitud de pago;
• alta de proveedor;
• reserva presupuestaria.

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3. Para operaciones internacionales

La factura proforma es muy común en operaciones internacionales, especialmente en compraventa de mercancías.

Puede utilizarse para:

• informar del valor de los bienes;
• preparar documentación de envío;
• trámites aduaneros;
• seguros de transporte;
• cartas de crédito;
• solicitudes de importación;
• confirmación previa de venta.

En estos casos, conviene incluir más datos que en una proforma sencilla:

• país de origen;
• país de destino;
• descripción detallada de mercancía;
• peso;
• unidades;
• valor declarado;
• Incoterm, si corresponde;
• moneda;
• condiciones de envío;
• datos del transportista, si se conocen.

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4. Para pedir un anticipo

Si el cliente debe pagar una señal antes de empezar, puedes enviar una proforma como documento previo con el importe total y el anticipo solicitado.

Ejemplo:

Concepto	Importe
Proyecto completo	2.000,00 €
IVA 21%	420,00 €
Total	2.420,00 €
Anticipo solicitado 50%	1.210,00 €

Importante: si recibes un pago anticipado, puede existir obligación de emitir factura por ese anticipo. La Agencia Tributaria indica que los empresarios y profesionales también deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

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5. Para reservar productos o servicios

La proforma también puede usarse cuando el cliente quiere reservar una plaza, producto, fecha o servicio.

Ejemplos:

• reserva de formación;
• reserva de maquinaria;
• reserva de evento;
• reserva de habitación;
• reserva de producto personalizado;
• reserva de servicio profesional.

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6. Para informar de condiciones antes de emitir factura

Una proforma puede incluir condiciones comerciales importantes:

• plazo de validez;
• forma de pago;
• fecha de entrega;
• moneda;
• gastos de envío;
• descuentos;
• impuestos;
• política de cancelación;
• condiciones de aceptación.

Ejemplo:

Esta proforma tiene una validez de 15 días desde la fecha de emisión. La factura definitiva se emitirá una vez confirmado el pedido o recibido el pago correspondiente.

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Cuándo no usar una factura proforma

La factura proforma no debe utilizarse como sustituto de una factura real.

No conviene usarla cuando:

• la operación ya se ha realizado y corresponde emitir factura;
• el cliente necesita una factura para deducir IVA;
• necesitas declarar la operación fiscalmente;
• ya has cobrado un anticipo que requiere factura;
• quieres justificar contablemente un ingreso;
• el cliente pide una factura oficial;
• vas a registrar el documento como factura emitida.

La Agencia Tributaria permite facturas proforma o sin validez fiscal siempre que finalmente se sustituyan por la factura o factura simplificada oficial y esta se entregue al cliente.

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Qué datos debe incluir una factura proforma

Aunque la factura proforma no sea una factura oficial, conviene que incluya datos similares para que el cliente pueda entender claramente la operación.

Datos recomendados

Campo	Explicación
Título “Factura proforma”	Debe verse claramente
Número de proforma	Referencia interna no fiscal
Fecha de emisión	Día en que se emite la proforma
Fecha de validez	Hasta cuándo se mantienen las condiciones
Datos del emisor	Nombre fiscal, NIF/CIF, dirección
Datos del cliente	Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección
Descripción	Producto o servicio ofrecido
Cantidad	Unidades, horas o servicios
Precio unitario	Precio por unidad
Descuento	Si existe
Base imponible	Importe antes de impuestos
IVA estimado	Si corresponde
Total estimado	Importe total previsto
Forma de pago	Transferencia, tarjeta, anticipo, etc.
Condiciones	Entrega, aceptación, validez, cancelación
Aviso legal	“Documento sin validez fiscal”

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Aviso imprescindible

La proforma debe indicar claramente que no es una factura definitiva.

Ejemplos de textos recomendados:

Factura proforma sin validez fiscal.

Este documento no constituye una factura definitiva.

La factura definitiva se emitirá cuando se realice la operación o cuando corresponda según la normativa de facturación.

Documento informativo no válido como justificante fiscal.

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Modelo de factura proforma editable

Puedes usar este modelo como base para crear una factura proforma en Excel, Word, PDF o Google Sheets.

FACTURA PROFORMA

Proforma nº: PRO-[AÑO]-[NÚMERO]
Fecha de emisión: [DD/MM/AAAA]
Validez de la oferta: [DD/MM/AAAA]

EMISOR:
Nombre/Razón social: [Nombre fiscal del emisor]
NIF/CIF: [NIF o CIF]
Dirección: [Dirección fiscal]
Email: [Email]
Teléfono: [Teléfono]

CLIENTE:
Nombre/Razón social: [Nombre del cliente]
NIF/CIF: [NIF o CIF, si se conoce]
Dirección: [Dirección del cliente]
Email: [Email del cliente]

CONCEPTOS:
[Descripción del producto o servicio]

Cantidad: [Cantidad]
Precio unitario: [Importe]
Descuento: [Importe o porcentaje]
Base imponible: [Importe]
IVA [tipo]: [Importe]
TOTAL ESTIMADO: [Importe]

FORMA DE PAGO:
[Método de pago]

CONDICIONES:
[Condiciones de entrega, aceptación, anticipo o validez]

AVISO:
Este documento es una factura proforma y no tiene validez fiscal como factura definitiva.

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Ejemplo de factura proforma rellenada

A continuación tienes un ejemplo completo para un autónomo que ofrece un servicio profesional.

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Datos del caso

Una diseñadora freelance envía una proforma a una empresa por el diseño de una identidad visual.

Campo	Datos
Proforma	PRO-2026-001
Fecha	25/05/2026
Cliente	Empresa Creativa Norte S.L.
Servicio	Diseño de identidad visual
Base imponible	1.200,00 €
IVA	21%
Total	1.452,00 €
Validez	15 días
Forma de pago	50% al aceptar, 50% al entregar

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Modelo rellenado

FACTURA PROFORMA

Proforma nº: PRO-2026-001
Fecha de emisión: 25/05/2026
Validez: hasta el 09/06/2026

EMISOR:
Laura Martínez López
NIF: 12345678A
Calle Mayor 25, 2ºB
28013 Madrid
Email: laura@ejemplo.com
Teléfono: 600 000 000

CLIENTE:
Empresa Creativa Norte S.L.
CIF: B12345678
Avenida de la Industria 14
48001 Bilbao
Email: administracion@ejemplo.com

CONCEPTOS:
Diseño de identidad visual para campaña online.

Cantidad: 1
Precio unitario: 1.200,00 €
Base imponible: 1.200,00 €
IVA 21%: 252,00 €
TOTAL ESTIMADO: 1.452,00 €

FORMA DE PAGO:
50% al aceptar la propuesta y 50% a la entrega del proyecto.

CONDICIONES:
La presente proforma tiene una validez de 15 días. La factura definitiva se emitirá cuando corresponda según la aceptación, entrega o pago del servicio.

AVISO:
Este documento es una factura proforma y no tiene validez fiscal como factura definitiva.

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Ejemplo de factura proforma con anticipo

La factura proforma puede servir para informar al cliente del coste total y del anticipo que debe pagar.

Ejemplo

Concepto	Importe
Proyecto de diseño web	2.000,00 €
IVA 21%	420,00 €
Total proyecto	2.420,00 €
Anticipo 40%	968,00 €
Pendiente	1.452,00 €

Texto recomendado

Para iniciar el proyecto se solicita un anticipo del 40% del total. La factura correspondiente se emitirá según corresponda una vez recibido el pago anticipado o realizada la operación.

Este matiz es importante porque la proforma puede informar del anticipo, pero no debe sustituir la factura oficial cuando exista obligación de facturar el pago anticipado.

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Ejemplo de factura proforma para exportación

La factura proforma es especialmente habitual en operaciones internacionales.

Datos recomendados adicionales

Campo	Ejemplo
País de origen	España
País de destino	México
Moneda	EUR
Incoterm	EXW, FOB, CIF, DAP, etc.
Peso bruto	120 kg
Peso neto	100 kg
Nº de bultos	4
Valor declarado	3.500,00 €
Motivo del envío	Venta comercial / muestra / reparación

Modelo simplificado

FACTURA PROFORMA INTERNACIONAL

Proforma nº: PRO-2026-008
Fecha: 25/05/2026

Vendedor:
Exportaciones Norte S.L.
CIF: B12345678
Madrid, España

Comprador:
Cliente Internacional S.A.
Ciudad de México, México

Mercancía:
100 unidades de producto técnico
País de origen: España
País de destino: México
Moneda: EUR

Valor mercancía: 3.500,00 €
Transporte estimado: 300,00 €
Total proforma: 3.800,00 €

Condiciones de entrega: DAP Ciudad de México
Validez: 10 días

Aviso:
Documento proforma sin validez fiscal como factura definitiva.

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¿La factura proforma lleva IVA?

Puede incluir IVA estimado si la operación está sujeta a IVA y quieres mostrar al cliente el importe total previsto.

Pero hay que tener cuidado: como la proforma no es la factura definitiva, el IVA incluido en ella tiene carácter informativo. La factura oficial será la que documente fiscalmente la operación cuando corresponda.

En España, el tipo general de IVA es el 21%, aunque existen tipos reducidos del 10%, 4% y 0% para determinadas operaciones, según recoge la Agencia Tributaria.

Ejemplo con IVA

Concepto	Importe
Base imponible	1.000,00 €
IVA 21%	210,00 €
Total proforma	1.210,00 €

Texto recomendado

Los importes indicados tienen carácter informativo. La factura definitiva se emitirá con los impuestos que correspondan en el momento de la operación.

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¿La factura proforma se contabiliza?

No debe contabilizarse como una factura definitiva.

La proforma no es una factura emitida oficial, sino un documento previo. No debe registrarse como ingreso definitivo ni como factura fiscal.

La factura que se contabiliza es la factura definitiva cuando se emite correctamente. Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, y conservar copia de la misma.

Recomendación práctica

Puedes guardar las proformas en una carpeta separada:

Facturación
├── Proformas
│   ├── 2026
│   │   ├── PRO-2026-001.pdf
│   │   └── PRO-2026-002.pdf
├── Facturas emitidas
│   ├── 2026
│   │   ├── F-2026-001.pdf
│   │   └── F-2026-002.pdf

Así no las mezclas con las facturas reales.

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Numeración de una factura proforma

La factura proforma puede tener una numeración propia, pero no debe confundirse con la numeración fiscal de las facturas definitivas.

Ejemplo recomendado

Tipo de documento	Serie
Proforma	PRO-2026-001
Factura definitiva	F-2026-001
Factura rectificativa	R-2026-001
Presupuesto	PRE-2026-001

Ejemplo incorrecto

Factura proforma: F-2026-001
Factura definitiva: F-2026-002

Esto puede generar confusión porque parece que la proforma forma parte de la serie fiscal de facturas emitidas.

Ejemplo correcto

Factura proforma: PRO-2026-001
Factura definitiva posterior: F-2026-001

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Cómo convertir una proforma en factura definitiva

Cuando el cliente acepta la proforma y la operación se realiza, puedes emitir la factura definitiva usando los datos de la proforma.

Paso a paso

1. Abre la proforma aceptada.
2. Comprueba si los importes siguen siendo correctos.
3. Cambia el título de “Factura proforma” a “Factura”.
4. Asigna un número de factura real.
5. Revisa la fecha de emisión.
6. Revisa impuestos y retenciones.
7. Elimina el aviso de “sin validez fiscal”.
8. Añade los datos obligatorios de factura.
9. Exporta en PDF.
10. Envía al cliente.
11. Guarda copia.

Importante

No basta con cambiar el nombre del archivo. La factura definitiva debe cumplir los requisitos legales de una factura.

La Agencia Tributaria recoge que la factura completa debe incluir número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social de emisor y destinatario, NIF, domicilio, descripción de operaciones, tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de operación cuando sea distinta a la de expedición, entre otros datos.

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Qué datos debe tener la factura definitiva después de una proforma

Cuando conviertas una proforma en factura final, asegúrate de incluir:

Campo	Revisión
Número de factura real	☐
Serie fiscal correlativa	☐
Fecha de expedición	☐
Datos fiscales del emisor	☐
NIF/CIF del emisor	☐
Datos fiscales del cliente	☐
NIF/CIF del cliente, si corresponde	☐
Domicilio fiscal	☐
Descripción de la operación	☐
Base imponible	☐
IVA aplicado	☐
Cuota de IVA	☐
IRPF, si corresponde	☐
Total factura	☐
Forma de pago	☐
Fecha de operación, si es distinta	☐

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Plantilla de factura proforma en Excel

Excel es el mejor formato si quieres calcular automáticamente importes, IVA, descuentos y totales.

Estructura recomendada

Columna	Campo
A	Concepto
B	Cantidad
C	Precio unitario
D	Descuento
E	Base imponible
F	IVA %
G	IVA €
H	Total

Fórmula para base imponible

Si la cantidad está en B2 y el precio en C2:

=B2*C2

Si hay descuento en D2:

=(B2*C2)*(1-D2)

Fórmula para IVA

Si la base está en E2 y el IVA en F2:

=E2*F2

Fórmula para total

=E2+G2

Fórmula para total general

=SUMA(H2:H20)

Fórmula para ocultar errores en filas vacías

=SI(O(B2="";C2="");"";B2*C2)

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Plantilla de factura proforma en Word

Word es útil si quieres un documento visual, editable y sencillo.

Ventajas

• fácil de personalizar;
• ideal para servicios profesionales;
• permite explicar condiciones comerciales;
• buen formato para enviar en PDF;
• no requiere conocimientos de Excel.

Desventajas

• no calcula automáticamente;
• más riesgo de error en totales;
• menos práctico para muchas líneas de producto.

Recomendación

Usa Word para proformas de servicios con pocos conceptos. Usa Excel o Google Sheets si hay muchas líneas, descuentos o impuestos.